Neuvermietung & Mieterwechsel: Ablauf

Das Wichtigste vorab

Eine Neuvermietung entscheidet über Jahre: Der richtige Mieter zahlt pünktlich, pflegt die Wohnung und sorgt für Ruhe. Der falsche Mieter wird zum Dauerproblem. Deshalb ist der strukturierte Ablauf so wichtig — von der Vermarktung über die Mieterauswahl bis zur Übergabe.

Die fünf Stufen: ansprechendes Exposé und Vermarktung, Besichtigung, DSGVO-konforme Bonitätsprüfung über Selbstauskunft und SCHUFA, rechtssicherer Mietvertragsabschluss und schließlich ein lückenloses Wohnungsübergabeprotokoll samt Kautionsvereinbarung. Wer jede Stufe sauber durchläuft, minimiert das Risiko von Mietausfall und Streit.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand 2026.

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Schritt 1: Vermarktung und Exposé

Die Vermietung beginnt mit dem ersten Eindruck — und der entsteht im Exposé. Ein gutes Exposé enthält aussagekräftige, helle Fotos, einen korrekten Grundriss, die wichtigsten Eckdaten (Wohnfläche, Zimmer, Etage, Baujahr) und die im Energieausweis verlangten Pflichtangaben.

Pflicht: Energieausweis. Schon in der Immobilienanzeige müssen bestimmte Angaben aus dem Energieausweis genannt werden — etwa Art des Ausweises, Energiekennwert, wesentlicher Energieträger und (bei neueren Ausweisen) die Energieeffizienzklasse. Fehlen diese Angaben, droht ein Bußgeld.

Eine realistische Mietpreisangabe spart Zeit: In Köln gilt die Mietpreisbremse, daher sollte die Ausgangsmiete von Anfang an am Mietspiegel ausgerichtet sein. Wie Sie die richtige Miethöhe und Vertragsart wählen, lesen Sie im Ratgeber zur Mietvertragsgestaltung.

Prentha-Praxis: Wir bündeln Besichtigungstermine zu Slots statt Einzelterminen. Das spart Zeit, erzeugt einen gewissen Wettbewerb unter Interessenten und macht die Auswahl effizienter.

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Schritt 2: Besichtigung und erster Eindruck

Die Besichtigung ist mehr als ein Rundgang — sie ist die erste Stufe der Auswahl. Hier gewinnen Sie einen Eindruck von den Interessenten und beantworten Fragen zur Wohnung, zum Haus und zu den Nebenkosten.

Praktisch bewährt hat sich, bereits zur Besichtigung ein Selbstauskunftsformular bereitzuhalten, das interessierte Mieter freiwillig ausfüllen. So lässt sich die Auswahl auf einer einheitlichen Datenbasis treffen. Wichtig: Es dürfen nur zulässige Fragen gestellt werden (dazu gleich mehr).

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Schritt 3: Bonitätsprüfung — DSGVO-konform und nur Zulässiges

Die Mieterauswahl ist der heikelste Teil — rechtlich und datenschutzrechtlich. Vermieter dürfen prüfen, ob ein Interessent die Miete tragen kann, aber nur im zulässigen Rahmen.

Zulässige Fragen (z. B. in der Selbstauskunft): Name und Anschrift, Anzahl der einziehenden Personen, Beruf und Arbeitgeber, Höhe des regelmäßigen Einkommens, bestehende Mietschulden gegenüber dem Vorvermieter sowie die Frage, ob ein Verbraucherinsolvenzverfahren läuft.

Unzulässige Fragen (Diskriminierungs- und Persönlichkeitsschutz): Religion, ethnische Herkunft, Mitgliedschaft in Parteien oder Gewerkschaften, Familienplanung/Schwangerschaft, Hobbys oder Vorstrafen ohne Bezug zum Mietverhältnis.

Datensparsamkeit (DSGVO): Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für die Auswahl wirklich nötig sind — und auch erst dann im vollen Umfang, wenn die Auswahl ernsthaft auf einen Bewerber zuläuft. Kopien von Ausweis, Gehaltsnachweis oder SCHUFA sollten erst von dem Bewerber angefordert werden, der den Zuschlag erhalten soll; Daten abgelehnter Bewerber sind zeitnah zu löschen.

SCHUFA / Bonitätsauskunft: Eine SCHUFA-Auskunft (oder vergleichbare Bonitätsauskunft) ist zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht — also typischerweise beim ernsthaft in Aussicht genommenen Mieter. In der Praxis legt der Bewerber dafür selbst eine aktuelle Auskunft (etwa die SCHUFA-BonitätsAuskunft) vor.

Erlaubt	Nicht erlaubt
Einkommen, Arbeitgeber, Beruf	Religion, Herkunft, Parteizugehörigkeit
Mietschulden beim Vorvermieter	Familienplanung / Schwangerschaft
Laufendes Insolvenzverfahren	Vorstrafen ohne Mietbezug
Bonitätsauskunft (beim Zuschlagskandidaten)	Auskunft pauschal von allen Interessenten

Tipp: Eine saubere Mieterauswahl ist die wirksamste Vorbeugung gegen Zahlungsausfall. Wer hier sorgfältig ist, spart sich später das Mahnwesen. Wie Sie eingehende Mieten danach überwachen, zeigt der Ratgeber Mieteinzug & Zahlungsverkehr.

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Schritt 4: Mietvertragsabschluss und Kaution

Steht der Mieter fest, wird der Vertrag geschlossen. Hier laufen alle Vorüberlegungen zusammen: Miethöhe (am Mietspiegel orientiert), Vertragsart (normale Miete, Staffel- oder Indexmiete), wirksame Klauseln und die Kautionsvereinbarung.

Die Kaution ist nach § 551 BGB auf maximal drei Nettokaltmieten begrenzt und darf vom Mieter in drei Monatsraten gezahlt werden. Sie ist getrennt vom Vermögen des Vermieters und insolvenzfest anzulegen. Alle Details — Höhe, Anlage, Verzinsung, Rückzahlung — finden Sie im Ratgeber zur Mietkaution.

Achten Sie darauf, dass alle Unterzeichner namentlich im Vertrag stehen und der Vertrag von allen Parteien unterschrieben wird. Übergeben Sie dem Mieter zugleich die Hausordnung und relevante Unterlagen.

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Schritt 5: Wohnungsübergabe und Protokoll

Das Übergabeprotokoll ist die wichtigste Versicherung des Vermieters. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Übergabe — und ist später die Grundlage, um Schäden vom normalen Gebrauch abzugrenzen.

Ein gutes Übergabeprotokoll enthält:

·Zählerstände für Strom, Gas, Wasser (mit Zählernummern),
·den Zustand jedes Raumes (Wände, Böden, Fenster, Türen),
·vorhandene Mängel und Vorschäden, dokumentiert mit Fotos,
·die Anzahl der übergebenen Schlüssel,
·Datum sowie Unterschriften beider Parteien.

Dasselbe gilt spiegelbildlich beim Auszug: Ein Auszugsprotokoll im Vergleich zum Einzugsprotokoll macht sichtbar, was sich verändert hat. Nur so lassen sich berechtigte Einbehalte von der Kaution sauber begründen.

Den vollständigen Überblick über unsere Vermietungs- und Verwaltungsleistungen finden Sie auf der Seite Mietverwaltung.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Fragen darf ich Mietinteressenten stellen?

Zulässig sind Fragen zu Einkommen, Beruf, Arbeitgeber, Personenzahl, Mietschulden beim Vorvermieter und einem laufenden Insolvenzverfahren. Unzulässig sind Fragen zu Religion, Herkunft, Familienplanung oder Vorstrafen ohne Mietbezug.

Wann darf ich eine SCHUFA-Auskunft einholen?

In der Regel erst beim ernsthaft in Aussicht genommenen Mieter, nicht pauschal von allen Interessenten. Üblich ist, dass der Bewerber selbst eine aktuelle Bonitätsauskunft vorlegt.

Muss ich Daten abgelehnter Bewerber löschen?

Ja. Nach der DSGVO dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck nötig sind. Die Unterlagen abgelehnter Bewerber sind zeitnah zu löschen oder zu vernichten.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, in der Praxis aber unverzichtbar. Ohne Protokoll lässt sich später kaum nachweisen, welche Schäden auf den Mieter zurückgehen und welche bei Einzug schon vorhanden waren.

Wie hoch darf die Kaution sein?

Höchstens drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB). Der Mieter darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen; die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig.