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01 / Ihr Informationspaket

Alles, was Sie für Ihre Entscheidung brauchen.

Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist eine Entscheidung mit großer Tragweite — und sie verdient sorgfältige Prüfung. Wir spielen mit offenen Karten und machen es Ihnen unkompliziert: Auf dieser Seite finden Sie alle Unterlagen und Nachweise, die Sie für Ihre Due Diligence entlang der offiziellen VDIV-Verwalter-Checkliste benötigen.

Nathalie Fiebelkorn
Nathalie Fiebelkorn
Ihre Ansprechperson · WEG-Verwaltung
+49 2203 2906273fiebelkorn@prentha.de

Prentha Unternehmenspräsentation

Wer wir sind, wie wir arbeiten, wofür wir stehen — kompakt auf einen Blick. Der beste Einstieg, bevor Sie in die Details gehen.

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02 / Due Diligence

Die VDIV-Checkliste — von uns beantwortet

Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) hat eine offizielle Checkliste veröffentlicht, mit der Eigentümergemeinschaften eine Verwaltung prüfen sollten. Wir beantworten sie hier Punkt für Punkt — mit Nachweisen zum Nachprüfen.

Transparenz: Wir orientieren uns an der ausführlichen Fassung von 2022 (sechs Bereiche); die Fassung 2025 ist auf drei Bereiche gekürzt.

01Allgemeines
Räumliche Nähe zum Objekt
Direkt an der Autobahn — überall im Raum Köln/Bonn in ca. 35 Minuten.
Objektbesichtigung vor Angebotsabgabe
Bei großen Objekten kommen wir immer persönlich zur Besichtigung; bei kleinen Objekten nach Bedarf.
Hauptberuflich tätig
Ja — Hausverwaltung ist unser Kerngeschäft, mit einem Team von 10 Mitarbeitenden.
VDIV-Mitgliedschaft
Mitglied im VDIV NRW — öffentlich prüfbar in der Verwaltersuche des Landesverbands.
VDIV-Verwaltersuche ↗
Gewerbeerlaubnis §34c GewO
Liegt vor und kann jederzeit eingesehen werden.
Erfahrung & Referenzobjekte
Referenzobjekte in vergleichbarer Größe — siehe Referenzen weiter unten.
Qualifikation & Weiterbildung (§34c Abs. 2a)
Zertifizierte Verwalter nach §26a WEG im Team; Weiterbildungspflicht nachweislich erfüllt.
Eigenes Personal, keine Subunternehmen
Alle Kernaufgaben werden von eigenem Personal wahrgenommen.
02Versicherungsschutz
Vermögensschaden-Haftpflicht
Versichert im branchenüblichen Deckungsrahmen (VDIV-Richtwert: 500.000 € je Schadensfall).
Deckungsbestätigung · Auf Nachfrage
Betriebs-Haftpflichtversicherung
Liegt vor.
Deckungsbestätigung · Auf Nachfrage
03Vertragsgestaltung
Klare Aufgaben, Befugnisse & Vergütung
Wir verwenden ausschließlich die Musterverträge des VDIV Deutschland — Grund- und Sonderleistungen getrennt als Bruttobeträge ausgewiesen.
Vergleichsangebote bei Auftragsvergabe
Standardprozess: ab definiertem Schwellenwert holen wir immer 3 Vergleichsangebote ein — vertraglich verankert.
04Kaufmännische Geschäftsführung & Büro
Fester Ansprechpartner & Vertretung
Jedes Mandat hat einen festen Sachbearbeiter und eine feste Buchhaltung; Vertretung über unseren WEG-Pool.
Reaktionszeiten
E-Mail/Portal: unter 2 Werktagen. Post: unter 1 Woche.
Fristen-Management
Alle Fristen sind je Mandat hinterlegt und werden systemisch getrackt.
Versammlungsunterlagen & Protokolle
Übersichtliche Tagesordnungen, unverzügliche Protokolle.
Verständliche Jahresabrechnung
Erstellt in impower, inkl. Vermögensbericht nach §28 Abs. 4 WEG.
Belegprüfung
Belege jederzeit digital einsehbar — Belegprüfung bequem von zu Hause.
05Finanz- & Vermögensverwaltung
Konten auf den Namen der WEG
Alle Hausgeld- und Rücklagenkonten laufen auf den Namen der Eigentümergemeinschaft — nie auf uns.
Bank mit WEG-Erfahrung
Wir arbeiten mit der DKB: eigene Kontoprodukte für WEG-Verwaltung, täglicher Abgleich mit unserer Buchhaltung — Inkasso immer ajour.
Rücklagen nachvollziehbar & risikoarm
Rücklagen als Tagesgeld auf dem WEG-eigenen Konto, jederzeit aufgeschlüsselt.
06Technische Verwaltung & Sanierungen
Erfahrung mit Sanierungen
Unser Techniker ist auf Baubegleitung spezialisiert — mit 40 Jahren Erfahrung.
Referenz Baubegleitung · Auf Nachfrage
Regelmäßige Begehungen
Dokumentiert mit Checklisten und Begehungsprotokollen.
Vergleichsangebote bei Maßnahmen
Ab Schwellenwert immer 3 Angebote — siehe Vertragsgestaltung.
03 / Menschen & Qualifikation

Wer für Sie arbeitet

Zertifikate müssen Sie bei uns nicht erfragen — wir zeigen sie. Klicken Sie unten auf eine Urkunde, um sie in voller Größe zu sehen.

Nathalie FiebelkornGeschäftsfüherin
Reinhold MüllerGeschäftsführer & Gesellschafter
Lea PoellZentrale & WEG-Verwaltung
Miriam RadekMiet & WEG-Verwaltung
Petra HellmuthWEG-Verwaltung
Kathrin NeiferMiet- & WEG-Verwaltung
Rifet SejdicMietverwaltung
Samir DarsijaWerkstudent IT
Besichtigungen & Übergaben
Buchhaltung
Oliver SchoofsPartnerschaften & Beteiligungen

Oliver Schoofs

Karte: Standort Köln-Wahn + 35-Minuten-Radius

In 35 Minuten bei Ihrem Objekt

Unser Büro liegt direkt an der Autobahn — jedes Objekt im Raum Köln/Bonn erreichen wir in rund 35 Minuten. Bei großen Objekten besichtigen wir immer persönlich, bevor wir ein Angebot abgeben.

04 / Referenzen

Objekte, die wir betreuen.

Referenzobjekte sagen mehr als Referenzlisten. Auf Wunsch stellen wir den Kontakt zu Beiräten bzw. Eigentümern her.

Mehrhausanlage mit Tiefgarage in Bergisch-GladbachWEG

Mehrhausanlage mit Tiefgarage in Bergisch-Gladbach

Ein- und Mehrfamilienhäuser in der MietverwaltungMiet

Ein- und Mehrfamilienhäuser in der Mietverwaltung

Bestands-/Neubauobjekte in KölnMiet

Bestands-/Neubauobjekte in Köln

Gewerbe- und Wohnobjekte in KölnMiet & Gewerbe

Gewerbe- und Wohnobjekte in Köln

Umfangreiche Erfahrung mit denkmalgeschützten ObjektenMiet

Umfangreiche Erfahrung mit denkmalgeschützten Objekten

Bürogebäude in Köln-PorzGewerbe

Bürogebäude in Köln-Porz

05 / Digital & Prozesse

Womit wir arbeiten

Drei Systeme, die Sie als Eigentümer direkt betreffen — hier sehen Sie vorab, wie sie aussehen.

impower
Buchhaltung & Abrechnung

Unsere Buchhaltungs- und Abrechnungsplattform. Hier entstehen Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht — auf Basis eines täglichen Bankabgleichs.

  • Jahresabrechnung inkl. Vermögensbericht nach §28 Abs. 4 WEG
  • Wirtschaftsplan mit nachvollziehbaren Verteilerschlüsseln
  • Täglicher Abgleich mit den WEG-Konten — Hausgeld-Inkasso immer ajour
  • Jede Position bis auf den Einzelbeleg rückverfolgbar
impower · Jahresabrechnung
Gesamtabrechnung — anonymisiert, zum Durchblättern
impower · Wirtschaftsplan
Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan — anonymisiert
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facilioo
Eigentümerportal

Ihr digitales Zuhause für alles, was die Gemeinschaft betrifft — im Browser und als App. Sie sehen dieselben Daten wie wir, rund um die Uhr.

  • Beschlüsse, Protokolle & Verträge jederzeit einsehbar
  • Schadensmeldung mit Foto direkt aus der App
  • Statusverfolgung: Sie sehen, was der Handwerker meldet
  • Kein Anruf nötig, um zu wissen, wo etwas steht
facilioo · Dashboard nach dem Login
Übersicht über Objekt, offene Vorgänge und Dokumente
facilioo · Anmeldung
Login-Bereich der facilioo-App
facilioo · Einstellungen & Kontakt
Kontaktdaten, Informationskanäle, Zugangsdaten im Überblick
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neovaro plus
Digitale Belegprüfung

Belegprüfung vom Sofa statt im Verwalterbüro: Der Verwaltungsbeirat prüft alle Belege digital, zu jeder Uhrzeit, ohne Terminabsprache.

  • Jeder Beleg als Scan, verknüpft mit der Buchung
  • Beirat kann Anmerkungen direkt am Beleg hinterlassen
  • Kein Aktenordner-Termin mehr nötig
  • Prüfvermerk am Ende sauber dokumentiert
neovaro plus · Belegliste
Alle Belege des Wirtschaftsjahres, filterbar
neovaro plus · Beleg im Detail
Scan und Buchungssatz nebeneinander
PrüfprotokollSCREENSHOT-PLATZHALTER · 16:10 · klicken zum Vergrößern
Was hat der Beirat wann geprüft
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06 / Stimmen

Was unsere Kunden sagen

★★★★★
„Hervorragende Transparenz bei den Abrechnungen — alle Kosten übersichtlich, nachvollziehbar und korrekt.“
Dorothé K. · Eigentümerin · Google
★★★★★
„Anfragen werden schnell bearbeitet, ohne dass man selbst nachfassen muss. Klare Empfehlung.“
Markus H. · Eigentümer · Google
★★★★★
„Schnelle Antworten, freundliche Ansprechpartner und eine sehr praktische App für alle wichtigen Unterlagen.“
Dora S. · Eigentümerin · Google
07 / Unterlagen

Unterlagen zum Durchblättern

Alle Unterlagen dieser Seite an einem Ort — zum Durchblättern, direkt hier. Klicken Sie auf ein Dokument, um es Seite für Seite anzusehen.

08 / Wie es weitergeht

Ihre nächsten Schritte

01

Wir melden uns

Innerhalb von 2 Werktagen — persönlich, nicht automatisiert.

02

Besichtigung & Gespräch

Bei größeren Objekten kommen wir zu Ihnen und nehmen uns Zeit für Ihre Fragen.

03

Ihr Angebot

Individuell kalkuliert — transparent nach Grund- und Sonderleistungen getrennt.

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